Les TPE (Très Petites Entreprises) font face à des défis majeurs pour structurer leur organisation sans alourdir leurs charges salariales. Une solution agile et rentable émerge, déjà très courante outre-Atlantique : l’Office Manager à temps partagé. Ce modèle permet d’externaliser certaines fonctions clés comme l’administration, les ressources humaines ou la gestion financière, tout en bénéficiant d’une expertise professionnelle adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un Office Manager à temps partagé ?
Un Office Manager à temps partagé est un professionnel expérimenté qui intervient dans plusieurs entreprises pour gérer des missions administratives et organisationnelles. Contrairement à un salarié à plein temps, il est engagé sur une base flexible, sous forme de mission ponctuelle ou au long cours, selon les besoins réels de l’entreprise. Ce format permet aux TPE de bénéficier d’une expertise immédiate sans les contraintes liées à un contrat permanent
Pourquoi choisir cette solution ?
Le recours à un Office Manager à temps partagé présente plusieurs avantages pour les petites entreprises :
- Réduction des coûts : Les TPE économisent jusqu’à 40 % sur les frais administratifs par rapport à un recrutement interne. Elles paient uniquement pour le temps réellement travaillé, évitant ainsi les charges sociales et les coûts fixes.
- Flexibilité : Les interventions peuvent être ajustées en fonction des besoins (quelques heures par semaine ou plusieurs jours par mois), ce qui est idéal pour répondre à des périodes de surcharge ou des besoins ponctuels.
- Expertise immédiate : Ces professionnels sont autonomes et opérationnels dès leur arrivée. Ils maîtrisent souvent des outils modernes comme Excel, Asana ou Notion, garantissant une efficacité optimale.
- Concentration sur le cœur de métier : En déléguant les tâches administratives et organisationnelles, les dirigeants peuvent se focaliser sur le développement stratégique de leur entreprise.
Les missions clés d’un Office Manager à temps partagé
Un Office Manager peut intervenir sur une large gamme de missions essentielles
Gestion administrative : Facturation, suivi des paiements, rédaction de documents officiels et gestion des contrats fournisseurs.
Support RH : Aide au recrutement, gestion des plannings, suivi des fiches de paie, intégration des nouveaux collaborateurs et conformité légale.
Organisation et coordination : Suivi de projet, planification des réunions, optimisation des processus internes et gestion logistique d’événements.
Reporting financier : Préparation de bilans financiers, suivi des indicateurs de performance et interface avec l’expert-comptable.
Soutien stratégique, mentorat: les Office Managers expérimentés sont souvent à même d'accompagner l'entrepreneur avec pertinence dans les différentes phases de développement de l'entreprise. Certains sont formés, tel des mentors, pour soutenir l'entrepreneur dans sa posture de chef d'entreprise.
Cas d’usage concret
Prenons l’exemple d’une startup en pleine croissance nécessitant un soutien administratif temporaire. En engageant un Office Manager à temps partagé pour 10 heures par semaine, elle a pu économiser 18 000 € par an par rapport à une embauche classique tout en optimisant ses processus internes. Cela a permis au dirigeant de se concentrer sur la levée de fonds et le développement stratégique.
Comment trouver le bon Office Manager ?
Pour choisir un Office Manager adapté, il est essentiel de :
- Définir clairement vos besoins (missions spécifiques et volume horaire).
- Vérifier les compétences techniques du candidat (logiciels utilisés, expérience dans votre secteur, travail online ou en présentiel).
- Faire une recherche de profils sur LinkedIn.
- Utiliser des plateformes spécialisées comme Plateya ou Acting pour accéder rapidement à des profils qualifiés.
- Utiliser les réseaux de formation des OBM: Duopreneur Academy pour la meilleur formation francophone.
L’Office Manager à temps partagé représente une solution idéale pour les TPE qui souhaitent structurer leur organisation sans recruter. Flexible, économique et efficace, ce modèle permet de déléguer les fonctions clés tout en maîtrisant les coûts et en gagnant en agilité. Pour toute entreprise cherchant à optimiser sa gestion interne sans alourdir sa structure, cette approche constitue une stratégie gagnante. Alors, pourquoi ne pas franchir le pas ?